Modum kommune er lovpålagt til å ha arkiv og sak- og arkivsystem som følger krav fastsatt av Riksarkivaren og etter arkivloven.

Arkivlov - § 1.Føremål. Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.

 

Hvorfor WEBSAK og hvorfor endringer i nåværende arkivsystemet?

Det vises til mål for kommunens digitaliseringsarbeid,  som blant annet innebærer å gi innbyggere og næringslivet til enhver tid enkel og rask tilgang til kvalitetssikret informasjon og bruk av kommunens tjenester. Samtidig er målet å sørge for effektiv saksbehandling og bedre tjenesteutøvelse, jobbe smartere og digitalt, samt ta i bruk framtidsrettede tjenester.

Et moderne sak-arkivsystem er et viktig premiss for videreutvikling av kommunens tjenester, og mange digitale løsninger er avhengig av at vi har et velfungerende grunnsystem på plass. Digitale arkiv er både en forutsetning for, og et resultat av,  en elektronisk kommunikasjon og saksbehandling i kommunal sektor.

Dagens løsning ble oppgradert i desember 2013, og løsningen vil ikke bli videreutviklet i forhold til fremtidig krav til teknologi. Modum kommune har derfor valgt å gå ut i markedet for å anskaffe nytt sak-arkivsystem fremfor å oppgradere dagens ESA.

Store gevinster
Nytt sak- og arkivsystem i Modum kommune skal sørge for effektive arbeidsprosesser, automatisering av prosesser, samt integrasjon av forskjellige fagsystemer som skal gi en effektiv saksbehandling; eksempelvis Visma HRM, Powel, Norkart, Visma Ist, Easycruite osv.

Et nytt system skal sørge for effektiv behandling av byggesaker etter standarden for eByggesak, som leveres av Direktoratet for byggekvalitet. Det blir en forenkling av HRM-arbeidet i kommunen, på tvers av etater.
Vi skal også ta i bruk nytt skjemaløsning, Interact, som er levert av ACOS.

Gevinsten med nytt sak-arkivsystem er at det vil gi oss høyere grad av arkivering i hele kommunen, raskere saksbehandling, samt enklere verktøy for saksbehandlere.

Vi skal ta i bruke signeringsfunksjonalitet som er godkjent av DIFI. Signering skal gjennomføres med minID innlogging. 

Opplæring
Prosjektarbeidet er veldig nær til avslutningsfasen. Vi starter nå opp med testperioden for det nye systemet. Vi har i samarbeid med ACOS satt opp en opplæringsplan for alle ansatte i kommunen som skal bruke sakarkivsystemet WEBSAK+.

På grunn av dagens koronasituasjon er det ingen mulighet for å få til klasseromsopplæring. Derfor har ACOS utarbeidet en del digitale læringsmetoden som skal instruere i bruken av WEBSAK+.
Vi har invitert dere til en felles digital visning 14. april 2021 kl. 12.00, hvor ACOS skal gjennomføre opplæringen.

Modum kommune har satt opp digitale kurs i KS-læring , noe som er obligatorisk. Alle får kursbevis etter fullført opplæring. Digitalopplæringen består av korte læringsvideoer inndelt i temaer. Der kan du blant se hvordan du oppretter en sak og hvordan du oppretter et dokument i WEBSAK+.

Flere læringsvideoer blir lagt i COMPILO. Disse blir tilgjengelig for alle saksbehandlere. Videoene finner dere under Dokumentsenteret sin mappe – WEBSAK Videoer.

Informasjon om KS-læring blir sendt i e-post med eget passord for innlogging.

Alle må bruke KS-læring og Compilo for å fullføre opplæringsplanen. I tillegg til digitale hjelpemidler for læringsperioden er det superbrukere i etatene som skal hjelpe saksbehandlere ved behov.

Superbrukere er :
Janne Stensås er ansvarlig for opplæringen på skolene 
Heidi L Tandberg er ansvarlig for opplæringen i barnehagene 
Hege Fåsen er ansvarlig for opplæringen på rådmannskontoret 
Linn Thon er ansvarlig for opplæringen for personal og lønn 
Reidar Jakobsen, Thomas og Martha er ansvarlig for opplæringen for Eiendom og teknisk. Aina Wold fra DS deltar på opplæringene.  
Anita Larsen Sognelien, sammen med Hayarpi og Jenny-Maxine, er ansvarlig for opplæringen i helse og sosialetaten 
Signe er ansvarlig for opplæringen i økonomi, KF og andre avdelinger etter behov  
Gro er ansvarlig for opplæringen i politiske saker. 
Bente er ansvarlig for opplæringen i kulturetaten. 

Eivind og Hayarpi har ansvaret for formidling av informasjon, både for interne og eksterne brukere.

Overgang 3. mai
Nåværende sakarkivsystem skal avsluttes med et skarpt periodeskille. Vi starter med et nytt sak-arkivsystem 3. mai 2021.
Fremdriftsplanen er ferdig utarbeidet, og mer informasjon kommer etter hvert.

 

Med vennlig hilsen

Hayarpi Khachatryan
Prosjektleder / Arkivleder